06.01.2021    Inga Höltmann
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Kolumne von Inga Höltmann, Gründerin Accelerate Academy

Drei Tipps für effiziente virtuelle Meetings

Es gibt einige Dinge, die Teams beachten können, um virtuelle Meetings etwas angenehmer und produktiver zu gestalten. Dazu gehört zum Beispiel, sich einen eher knappen Zeitrahmen zu setzen, sagt Inga Höltmann, Gründerin Accelerate Academy.

Virtuell ermüden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer schneller. Neben einem eher knappen Zeitrahm kann es auch sinnvoll sich, sich darauf zu einigen, nach 45 oder 60 Minuten eine kurze Pause einzulegen. Ebenfalls hilfreich ist es für die Runde, konsequent mit Tools und Visualisierungen zu arbeiten. Wichtig ist zudem, sich immer eine Agenda zu geben, welche die Teams am Anfang gemeinsam durchgehen – verknüpft damit, sich kurz darauf zu einigen, wieviel Zeit jeder Punkt bekommen soll.
Kolumne von Inga Höltmann

Das sind Interventionen und Tipps, welche alle Beteiligten bei jeder Video-Session im Hinterkopf haben sollten. Gerade virtuell geht es für Teams darum, nicht nur in ihren Meetings miteinander zu arbeiten, sondern auch anihnen – es ist wichtig, immer mal wieder einen Schritt zurückzutreten und gemeinsam die Konferenzkultur unter die Lupe zu nehmen. Und auch bei virtuellen Meetings kann Kreativität für Verbesserungen sorgen. Meine persönlichen drei Top-Tipps:

Illustration von Inga Höltmann

Inga Höltmann ist Expertin für die Themen Kulturwandel in Unternehmen, New Work und Digital Leadership. Sie ist Gründerin der Accelerate Academy, einer Plattform für Neues Arbeiten und Neues Lernen, sie tritt als Keynote-Speakerin auf und arbeitet im Rahmen von Workshops in Unternehmen zu Themen rund um Neue Arbeit. Sie ist zudem ausgebildete Wirtschaftsjournalistin. Bekannt ist sie unter anderem für ihre beiden Podcasts zur Zukunft der Arbeit.

1. Rotierende Moderation

Das solltet Ihr zwar auch in Präsenzsitzungen ab und zu mal machen – doch bei virtuellen Meetings ist es umso wichtiger. So erfährt jede Kollegin und jeder Kollege auch einmal in der eigenen Verantwortung, welche Hintergrundgeräusche stören und welche erträglich sind. Wie irritierend es manchmal sein kann, wenn nur die Hälfte der Kolleginnen und Kollegen die Kamera einschaltet. Oder wie es sich anfühlt, eine Frage in den (virtuellen) Raum zu stellen, auf die fünf oder zehn Sekunden niemand antwortet. Deshalb empfehle ich, dass die Leitung des Meetings reihum geht, damit jede und jeder das einmal erlebt und versteht, worauf es ankommt. Das wird helfen, ein gemeinsames Gefühl dafür zu entwickeln, was wichtig ist und was sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer voneinander wünschen, wenn sie virtuell miteinander arbeiten. Und auch, was rasch zu Ergebnissen führt.

2. Arbeiten mit Gesten und Abfragen von Nicken oder Kopfschütteln

Bemüht Euch, Euren Gemütszustand ins Gesicht zu schreiben – dieser Ratschlag stammt nicht von mir, ich finde ihn aber so wertvoll, dass ich ihn aber an dieser Stelle weitergeben möchte. Seid aufmerksam und präsent, das ist bei virtuellen Zusammenkünften noch wichtiger als im physischen Konferenzraum. Nickt, auch wenn ihr nicht direkt angesprochen wurdet, um zu einem Stimmungsbild beizutragen. Schüttelt den Kopf bei der Frage, ob es noch Nachfragen gibt und starrt nicht einfach leer auf den Bildschirm, wenn Ihr nichts mehr auf dem Herzen habt. Einigt Euch auf Gesten, die Zustimmung oder Ablehnung ohne langwieriges Reihum-Fragen anzeigen. Hier eignet sich alles, was keinen Laut macht. Oder auch:

3. Info-Kärtchen erfinden

Noch eine sinnvolle Intervention, mit der Ihr virtuell kommunizieren könnt, ohne dass Ihr Gefahr lauft, Euch gegenseitig ins Wort zu fallen: Arbeitet mit Kärtchen, die Ihr bei Bedarf in die Kamera haltet. Darauf können Dinge stehen wie: „Ich stimme zu!“ oder „Ich habe einen Einwand“ oder „Ich habe eine Frage“, oder auch organisatorische Dinge wie: „Bin gleich wieder da!“, „Ich kann Dich nicht verstehen“, „Bitte wiederhole das noch einmal!“ oder „Bitte Mikro ausschalten“. Probiert aus, was Ihr braucht und einigt Euch auf ein Set solcher Botschaften, mit denen Ihr kommunizieren könnt, ohne das virtuelle Meeting auf der Tonspur zu unterbrechen. Eure virtuellen Meetings werden dadurch angenehmer und sicher auch produktiver.

06.01.2021    Inga Höltmann
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