1. Wählen Sie eine Umgebung, in der Sie ungestört sind. Und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die Konferenz.
2. Nutzen Sie am besten Headsets, schalten Sie Ihr Mikrofon in der Konferenz auf „stumm“, wenn Sie nicht sprechen. Schalten Sie Tonsignale für eintreffende Mails aus.
3. Sprechen Sie nur mit dreiviertel Ihrer gewohnten Redegeschwindigkeit.
4. Sprechen Sie mit der Kamera, als ob Sie direkt mit einem Menschen kommunizieren würden.
5. Kommunizieren Sie wertschätzend, verständlich und strukturiert. Eröffnen Sie die virtuelle Besprechung, begrüßen Sie das Team, sprechen Sie die Teilnehmer persönlich und mit Namen an.
6. Führen Sie ins Thema ein, schildern Sie die Ziele und die einzelnen Gesprächspunkte, nennen Sie den Zeitbedarf für das Meeting.
7. Fördern Sie den Dialog. Heißt: Stellen Sie Fragen, die nicht einfach mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Beispiel: Warum funktioniert unser Ansatz Ihres Erachtens noch nicht so gut?
8. Benennen Sie die Herausforderungen für das Unternehmen klar – und zeigen Sie Empathie, wenn Mitarbeiter ihren Frust äußern.
9. Beenden Sie die Videokonferenz mit einer Zusammenfassung der Ergebnisse – und mit einigen persönlichen Worten. Ein Glückwunsch zum Geburtstag oder eine Erkundigung zur Situation in der Familie zum Beispiel sind alles andere als Zeitverschwendung.
10. Zeichnen Sie die Besprechung auf – für Mitarbeiter, die nicht daran teilnehmen konnten.
Im nächsten Schritt stellt sich die Frage, wie aus dem Remote-Office heraus das Treffen von Entscheidungen funktioniert – und sichergestellt werden kann, dass die sich daraus ableitenden Maßnahmen auch von allen umgesetzt werden können. McChrystal plädiert wiederum dafür, weitaus mehr, deutlicher und klarer zu kommunizieren und Informationen mehr zu teilen als gewohnt. McChrystal rät zudem, zwei Phasen strikt voneinander zu unterscheiden:
- Phase 1 dient der Informationsbeschaffung und -analyse und ist offen für neue Optionen und Perspektiven. Im Dialog mit den Mitarbeitern werden möglichst alle Aspekte und Einflussfaktoren berücksichtigt.
- In Phase 2 ist die Entscheidung getroffen. Sie ist für alle klar und aussagekräftig. Jetzt geht es um die Ausführung.
Ganz wichtig ist es laut McChrystal, dass Führungskräfte jederzeit klar kommunizieren, in welcher Phase man sich befindet. Zudem sei es im Remote-Office elementar, das Vertrauen in die Mitarbeiter ins Zentrum zu stellen – und sie zu ermutigen, auch eigene Entscheidungen zu treffen. Zugleich sollte man das Entscheidungsspektrum des einzelnen Mitarbeiters klar definieren, um Orientierung zu ermöglichen. Nur so kann die „Kaskadierung der Entscheidung“ – also das Delegieren der Entscheidung bis auf die niedrigstmögliche Ebene – nach Erfahrung McChrystals wirklich erfolgreich sein.
Alles in allem geht es bei McChrystals Konzept darum, die größtmögliche Flexibilität des Unternehmens zu erhalten. Ob Strategie, Kommunikation, Entscheidungsfindung, Infrastruktur, Methodik oder Prozesse – die Botschaft an die Mitarbeiter sollte sein: Alles ist offen für Veränderung, aber wir werden unser Ziel nicht aus den Augen verlieren. Und wir werden Fehler begehen – aber nicht scheitern, da wir aktiv bleiben. McChrystal zitiert dazu einen Kollegen der US-Marine: „Nur ein Schiff, das in Fahrt ist, kann man drehen.“ Übersetzt: Ihr Unternehmen muss in Bewegung bleiben. Und die besten Führungskräfte bewegen sich, bevor sie dazu gezwungen werden.
Inhalt
- Teil 1: Grundlagen der digitalen Kommunikation
- Teil 2: Eine erfolgreiche Videokonferenz