170.000 neue Anträge auf Kurzarbeitergeld gingen allein vom 1. bis zum 26. August bei der Bundesagentur für Arbeit ein – die durch die Corona-Krise ausgelöste große Welle scheint abzuebben, doch mühen sich immer noch viele Unternehmer damit ab, die komplizierten und zum Teil nur schwer verständlichen Formulare der Behörde richtig auszufüllen und Belege beizubringen. Es sei denn, sie setzen kostenträchtig Mitarbeiter oder externe Fachleute darauf an.
Einsparmöglichkeiten vor allem für angeschlagene Kleinunternehmen bietet jetzt der Chatbot UDO: Der digitale Helfer fragt in Dialogform und mit leicht verständlichen Formulierungen die für einen formgerechten Antrag nötigen Daten ab. Schon bei der Eingabe weist das Programm auf mögliche Fehler hin. Die korrekten Werte werden im Hintergrund berechnet. Am Ende kommt dabei ein PDF heraus, das bei der Bundesagentur eingereicht werden kann – über die eServices der Behörde, aber auch ganz klassisch-analog ausgedruckt per Post.
Bei #wirvsvirus ausgezeichnet
Ein weiterer Vorteil des kostenfreien Angebots: UDO übernimmt nach Antragsgenehmigung auch die notwendige monatliche Dokumentation von bisher üblichen und nun tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und Entgelten. Auch dafür fragt der Chatbot die nötigen Daten ab, Ergebnis ist wieder ein ausgefüllter entsprechender Vordruck. „Besonders die Entwicklung des Formulars 108, das die Unternehmen zur Dokumentation der Arbeitsstunden benötigen, war extrem komplex“, sagt Bastian Ulke vom UDO-Team.
Ulke arbeitet mit anderen Plattformexperten, UI- und UX-Designern, Projektmanagern und Marketingspezialisten ehrenamtlich an der Lösung – und zwar dem Abstandsgebot folgend ausschließlich digital per Videokonferenzen. Entstanden ist das Angebot aus dem Hackathlon der Bundesregierung zur Corona-Krise Ende März, #wirvsvirus, aus dem das UDO-Team als einer der Gewinner hervorgegangen war. Ziel war die Unterstützung insbesondere von kleinen und mittleren Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitern. Bislang haben rund 7.000 Unternehmen den Dienst in Anspruch genommen (Stand: 16.09.2020).
Wie gemacht für Kleinunternehmen
Und die entstammen genau der Zielgruppe: Nach Angaben der Projektbetreiber hat über die Hälfte der bisherigen Nutzer weniger als 5 Beschäftigte, bei einem Drittel liegt diese Zahl unter 20. Jedes achte Unternehmen stammte demnach aus Hotellerie und Gastronomie, zehn Prozent aus dem Gesundheitswesen. Sieben Prozent entfielen auf den Einzelhandel sowie jeweils sechs auf Handwerk und Baugewerbe.
Mehrere Partner unterstützen das UDO-Projekt: die Bundesagentur für Arbeit, die Techniker Krankenkasse, die Digitalisierungsagentur Ray Sono, die Steuerberatungsgesellschaft PMPG, die Innovationsberatung Urban Impact und die Kommunikationsberatung Klenk & Hoursch, das Vodafone Institute sowie das Bundesinnenministerium.