02.04.2019    Anke Ralle

Office der Zukunft

New Work und das neue Büro

Was haben Fehltage, mobile Bürowände und Stand-up-Meetings miteinander zu tun? Diese Aspekte gilt es ins Kalkül zu ziehen, wenn es um das Gestalten zukunftsfähiger Büros geht. Der Mensch steht dabei stets im Mittelpunkt.

Lisa startet den Tag gern mit einem Cappuccino in ihrem Lieblingscafé. Währenddessen checkt sie entspannt ihre E-Mails und geht ihre To-Dos für den Tag durch. Danach geht es weiter zum Kundentermin. Pünktlich um 12 Uhr ist Lisa fürs Stand-up-Meeting mit ihrem Projektteam im Büro, teilt den Kollegen die neuesten Informationen vom Kunden mit und erfährt, wie weit die neue Website vorangeschritten ist. Beim Mittagessen in der Lounge lernt sie eine neue Kollegin aus einer anderen Abteilung kennen, die spannende Ansichten zum aktuellen Projekt hat.

Lisa beschließt, das Gehörte beim nächsten Teammeeting anzusprechen. Nachmittags zieht sie sich an einen der abgeschirmten Stillarbeitsplätze zurück und feilt konzentriert am Konzept für ein Folgeprojekt. Über das digitale Kanban-Board verfolgt sie, dass der Designer im Team gerade Entwürfe für das aktuelle Website-Projekt fertiggestellt hat und der Entwickler auf ein Problem bei der Programmierung des Log-in-Bereichs gestoßen ist. Beides wird morgen Thema im Stand-up-Meeting sein.

Zugegeben, diese Skizze eines Arbeitstags in der neuen Arbeitswelt ist ein Idealbild. Doch vieles in deutschen Büros ändert sich aktuell in diese Richtung. Und das muss es auch.

Räume schaffen für die neue Arbeit

Digitalisierung, Globalisierung und Demografie verändern die Arbeitswelt rasant. Besonders in der Wissensarbeit, der klassischen Büroarbeit, greifen Automatisierung und Flexibilisierung um sich. Das beeinflusst, wo Menschen arbeiten, aber auch, was sie arbeiten. Den Zugriff auf Daten haben Mitarbeiter dank Laptop und Cloud-Service auch von zu Hause aus. Routinetätigkeiten können weiter automatisiert werden, das kreative Potenzial der Mitarbeiter rückt in den Fokus.

„Wir werden unsere Produktivität in Zukunft nicht mehr über Zeit und Ort definieren, sondern über die wirksamen Beiträge für das gemeinsame Ziel“, erklärt Udo-Ernst Haner.

Er entwickelt für das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) Konzepte für modernes Arbeiten. Arbeitsumgebungen müssen auf diese Entwicklungen reagieren, so der Experte: „Wenn wir die Flexibilitätspotenziale erkennen, müssen wir im Umkehrschluss räumliche Angebote schaffen, die den veränderten Arbeitssituationen gerecht werden beziehungsweise diese aktiv unterstützen.“

Was bedeutet das konkret? Wenn die Mitarbeiter in immer schnelleren Zyklen etwa neue Produkte oder Dienstleistungen entwickeln und marktreif machen sollen, müssen sie Räume haben, in denen sie beispielsweise als agiles Team funktionieren können. Heißt: In Team-Räumen wird diskutiert, abgewogen und gemeinsam entschieden; am Stillarbeitsplatz wird konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet.

Neue Tätigkeiten und Prozesse erfordern neue Arbeitsumgebungen. Verschiedene Arbeitsmodi und ergonomische Anforderungen sind zu berücksichtigen.

Auch die Arbeitnehmer verändern sich. Im War for Talent versuchen Unternehmen, Fachkräfte mit neuester Technik und flexiblen Arbeitsmodellen anzulocken. Laut Bitkom stattet knapp die Hälfte aller Unternehmen neue Mitarbeiter mit Smartphone, Tablet oder Laptop aus. Jedes vierte Unternehmen wirbt mit flexiblen Arbeitszeitmodellen wie Homeoffice oder Vertrauensarbeitszeit. Besonders junge Arbeitnehmer wollen sich am Arbeitsplatz wohlfühlen. Letzteres hat nichts mit faulen Millennials zu tun, die lieber kickern als arbeiten.

Denn damit die Mitarbeiter offen und vorurteilsfrei das immer Neue annehmen und flexibel reagieren, müssen sie sich in ihrer Arbeitsumgebung wohlfühlen. So begründen die Experten von Dark Horse Innovation in ihrem Handbuch, warum moderne Arbeitsräume auch gemütlich sein sollten.

Aber nicht nur das: Gesundheitliche Aspekte wie die Volkskrankheit Rückenschmerzen oder psychische Belastungen sind bei der Gestaltung von Arbeitsumgebungen ebenfalls zu berücksichtigen. Laut DAK-Gesundheit entfiel 2018 jeder fünfte Fehltag von Arbeitnehmern in Deutschland auf Muskel-Skelett-Erkrankungen. Rund 15 Prozent der Krankmeldungen begründeten Mitarbeiter mit psychischen Erkrankungen.

Faktoren wie ergonomische Möbel, gute Beleuchtung und Belüftung, stille Orte für konzentriertes Arbeiten sowie einladende Pausenräume sollten deshalb nicht vernachlässigt werden. Haner macht deutlich, dass es mit ein paar neuen Büromöbeln nicht getan ist, sondern die Transformation des Unternehmens ganzheitlich betrachtet werden muss.

Gut geplant ist die halbe Miete

Wenn es um die richtige Arbeitsumgebung geht, gibt es kein Patentrezept. Deshalb gilt es im ersten Schritt, die Bedürfnisse der Mitarbeiter und Anforderungen der Aufgaben genau zu benennen. Das bestätigt auch Jochen Ihring vom Raumgestaltungsspeziaten Dauphin HumanDesign Group: „Bei der Umgestaltung kommt es darauf an, Räume zu schaffen, die optimal die identifizierten Bedürfnisse erfüllen und platz-, weg- und kosteneffizient angelegt sind.“

Dazu gehören etwa Loungebereiche für mobil arbeitende Kollegen, schallabsorbierende Kreativ- und Besprechungsräume und ergonomische Einzelsitzplätze. Die Mitarbeiter müssten maximal produktiv und kreativ sein und gleichzeitig ihren Körper minimal belasten. Nur wenn diese Faktoren berücksichtigt seien, könne sich die Investition in Arbeitsumgebungen positiv auf die Geschäftsbilanz auswirken.

Wichtig ist: Wer neu gestaltet, sollte dies mit flexiblen Elementen tun. Denn eines ist laut den Experten von Dark Horse sicher: Alles verändert sich ständig, und zwar schneller als bisher. Das betrifft sowohl Arbeitsanforderungen als auch Tools und Technologien. Die Arbeitsumgebungen müssen mitgehen.

02.04.2019    Anke Ralle
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