Setzt sich die digitale Buchhaltung 2021 durch?

Einmal mehr wird klar, wie hoch der Aufholbedarf deutscher Unternehmen hinsichtlich digitaler Prozesse ist: Nur jede vierte deutsche Buchhaltung ist bereits digitalisiert. Dies zeigt eine aktuelle Umfrage, die Pleo gemeinsam mit YouGov durchgeführt hat. Für die Umfrage wurden europaweit 3.000 Unternehmensentscheider mit Budgetverantwortung befragt, darunter auch 512 in Deutschland. Nur etwa die Hälfte von ihnen bezeichnet die aktuellen Buchhaltungsprozesse als effizient. Dies sollte sich allerdings rasch ändern: Über die Hälfte der Befragten ist gewillt, die Prozesse umzustellen – hin zu einer digitalen Lösung, die für mehr Effizienz, Transparenz und Planungssicherheit sorgt.

Analoge Prozesse kosten Ressourcen und Geld

Veraltete, analoge Prozesse gehen bekanntlich mit einer Sache einher: Zeit. Verschwundenen Rechnungen hinterherzujagen oder Ordner mit eingeklebten Belegen zu pflegen – das ist eben nicht von heute auf morgen erledigt. Über zwei Drittel aller befragten Unternehmen benötigen für ihre Buchhaltung monatlich einen Arbeitstag oder länger, jedes fünfte Unternehmen monatlich sogar eine Woche oder mehr.

Und das kostet Geld: In knapp 38 Prozent der deutschen Unternehmen liegt das Durchschnittsgehalt der Angestellten, die mit der Buchhaltung vertraut sind, bei über 2.500 Euro. Dazu kommt: Es beschäftigt sich sogar das Top-Management mit administrativen Lappalien. In fast jedem fünften Unternehmen sind Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer in die Buchhaltung signifikant eingebunden. Der Grund dafür: Die oberste Etage soll durch Kontrolle die Qualität der Prozesse sicherstellen.

Dabei könnte gerade diese Aufgabe besser von intelligenten Lösungen übernommen werden, was dem Unternehmen nicht nur jede Menge Arbeitszeit, sondern auch Geld sparen würde. Und Führungskräfte könnten sich auf wichtigere Aufgaben wie die strategische Planung oder das Führen ihres Team konzentrieren.

Die Banküberweisung ist noch(!) in Mode

Knapp die Hälfte der Mitarbeiter begleicht aktuell Rechnungen durch eine Banküberweisung. Einfache wie digitale Wege des Bezahlens, etwa mobil mit dem eigenen Smartphone oder mit der eigenen intelligenten Firmenkreditkarte, sind die Ausnahme. Fast jedes fünfte deutsche Unternehmen verfügt nicht einmal über eine Firmenkreditkarte; in weniger als fünf Prozent der Unternehmen haben mehr als drei Viertel der Mitarbeiter eigene Firmenkreditkarten.

Und das, obwohl manuelle Prozesse höchst fehleranfällig sind. Über die Hälfte der Befragten gaben an, dass weniger als zehn Prozent der von den Mitarbeitern eingereichten Spesenabrechnungen fehlerfrei sind. Diese Zahl schockiert, ist aber auch kein Wunder. Fehler sind eben menschlich. Man denke nur an die erforderliche Eingabe einer 22-stelligen IBAN oder Zahlendreher bei der Eingabe von Beträgen. Dies begründet umso mehr die Sinnhaftigkeit von digitalisierten Prozessen.

Digitale Buchhaltung – aber wie?

Wenig überraschend ist da also der Wille der Unternehmen, auf eine zeitgemäße digitale Buchhaltungslösung umzusteigen. Der Aufholbedarf ist immens: Aktuell haben nur ein Viertel der hiesigen Unternehmen ihre Buchhaltung digitalisiert.

Doch worauf sollten die Unternehmen achten, wenn sie in den kommenden Wochen oder Monaten ihre Zahlungsprozesse in der Cloud automatisieren und mit ihren weiteren Unternehmensprozessen verzahnen?

Ganz wichtig ist, dass alle Zahlungen der Mitarbeitenden über die gleiche Plattform laufen – ganz gleich wie sie bezahlt haben. Virtuelle sowie physische Bezahlvorgänge, Bargeld, egal was. Intelligente physische wie virtuelle Kreditkarten können durch Limits und Freigaben kontrolliert werden; alle Zahlungen lassen sich in Echtzeit visualisieren und kategorisieren. Damit die Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse entsprechend hoch ist, sollte die Buchhaltung über Schnittstellen zu Software wie Datev oder lexoffice verfügen. Denn dann werden Umsatzsteuer und Ausgaben komplett automatisch übertragen, ohne dass jemals wieder eine Excel-Tabelle hin und her geschickt wird.